¿Quién no ha guardado rápidamente un archivo en ‘Mis Documentos” con un nombre genérico? 

¿Y quién no se ha puesto a buscarlo con desesperación más tarde, especialmente en días super ocupados? 

Esto puede parecer demasiado simple para ser verdad, pero créeme, cuando todo parece estar yendo mal una mejor organización de archivos puede ser el primer paso hacía días de trabajo menos estresantes.  

Tener una mentalidad empresarial que valora no solo el dinero, sino otros recursos, como el tiempo y la energía, crean negocios prósperos. La diferencia entre una pequeña empresa y una empresa en crecimiento se origina en el uso eficiente de todos sus recursos. 

He ayudado a muchos emprendedores a cambiar un pensamiento común que no les favorece:       

• Todo lo que no quieren guardar lo tiran a la Papelera
• Todo lo que SÍ quieren guardar, lo ponen en Mis Documentos

A los clientes que me contratan para crearles una estrategia para manejar sus recursos de una manera más eficaz y para mejorar su estilo administrativo, los animo a pensar en categorías generales.

Para archivos digitales, les aconsejo lo siguiente:  

1. Reconocer los diferentes “grupos” en los que necesitarás almacenar tu información.

2. Una vez que tengas esto definido, crea folders separados para cada “grupo”.

Por ejemplo, si solo tienes una computadora o una laptop, talvez puedas organizar tus archivos de esta manera:

Un folder para “Clientes”    

Un folder para “Negocios” 

Un folder para “Temas Personales” 

Es mejor categorizar archivos, que simplemente elegir entre la Papelera o Mis Documentos, u organizar los archivos por fecha.

Cultivar el pensamiento del  “qué?”, en lugar del “dónde?” o “cuándo?”,  recanaliza tu energía, tiempo e información de una manera más rentable. El siguiente paso es pequeño pero fundamental:

 3. Usa sub–folders Las categorías serán los folders principales. Dentro de cada folder principal, crea sub–folders, nuevamente agrupados por categoría. Ampliemos el ejemplo de la semana pasada:

• categoría: Cliente
• 1ª sub-folder: Internacional
• 2ª sub-folder: Jacques Lavigne

Dentro del sub–folder “Jacques”, podrías agregar aún más sub–folders (por ejemplo, contratos, nómina, sitio web). Mi último consejo también es simple:  

4. Elige nombres de archivo destacables

Esto facilita la búsqueda de documentos y evita que abras varios archivos incorrectos. De esta forma, ahorras tiempo (un recurso) y energía (¡otro recurso!)

La revista Newsweek informó que el estadounidense promedio pasa 55 minutos al día buscando cosas que no consigue encontrar.

Para cualquier negocio, pero especialmente para las pequeñas empresas, desperdiciar 55 dólares, 55 calorías o 55 minutos AL DÍA pueden convertirse en desperdicios serios.