El problema no es que no hayan personas capaces o profesionales que estén dispuestas a ayudar. El problema es que las personas simplemente no saben cómo delegar y tienen miedo a confiarle parte de su trabajo a otros, por lo tanto, asumen que no hay forma de hacerlo.

Lo siguiente es lo que recomiendo para que te conviertas en un(a) experto(a) delegando:

1. Investiga. Es importante saber qué habilidades necesita la persona a la cual vas a contratar. De la misma manera en que contratas a una persona que es experta en impuestos, también necesitarás contratar a una persona experta en el área administrativa donde necesitas apoyo. Por ejemplo, si necesitas delegar la creación de tu boletín, busca a alguien con experiencia con Mailchimp, Constant Contact o algún programa similar.

Aunque esta sugerencia pueda parecer obvia, muy a menudo escucho a emprendedores decir que están pensando en contratar amigos que son muy inteligentes, pero después de hacerles algunas preguntas descubro que esos amigos no tienen ninguna experiencia relacionada con el tipo de trabajo que se necesita delegar. En mi opinión, no contrataría a un “amigo inteligente” que no sabe nada acerca de automóviles para que sea mi mecánico. La delegación de las necesidades de tu negocio funciona de la misma manera; se requieren habilidades específicas.

2. Planifica. Tienes que darle suficiente tiempo a la persona que le estas delegando trabajo para que esa persona lo pueda agendar y ejecutarlo. Esto requiere una planificación adecuada y con anticipación. Cuando me preparo para escribir mi boletín, por ejemplo, le pregunto a mi editor el domingo o el lunes si tiene tiempo para editarlo el martes por la tarde o el miércoles por la mañana. Nunca asumo que lo podrá hacer y se lo envío. También debes estar preparado para que la respuesta sea “no” o “no lo puedo hacer esta semana”.

3. Proporciona información específica. Preguntarle a la persona a la que le estás delegando un trabajo “¿Puedes hacer esto?” no es suficiente. Así sea un trabajo simple o que en tu mente se pueda explicar por sí solo. Incluye detalles, cronogramas y cualquier otro tipo de información necesaria. Por ejemplo, puedes decir algo como: “Estoy listo(a) para publicar mi próximo boletín informativo. Adjunto el documento de Word y las imágenes que me gustaría usar. ¿Podríamos programarlo para que sea publicado este viernes a las 6:00 am? “Se minucioso(a) e incluye fechas y pautas sobre cómo te gustaría que se haga el trabajo.

4. Crea un plan de control de calidad. Si has delegado un proyecto, elige fechas en las cuales puedas revisar segmentos del proyecto que hayan sido terminados. Esto evitará que existan malentendidos. Tener reuniones periódicas también ayudarán a controlar la calidad de un proyecto y permitirán que se realicen ajustes necesarios.

5. Desarrolla una relación basada en una buena comunicación. Cuando trabajas con alguien, empiezas una relación con esa persona, por más que no sea una relación amistosa. Las cosas simples que funcionan en tus otras relaciones también funcionarán en esta relación. Un simple “Gracias, buen trabajo” o “¿Cómo estuvo tu fin de semana?” va a significar mucho. Asegúrate de responder rápidamente a las preguntas sobre el proyecto para que la otra persona pueda continuar trabajando sin perder el tiempo. El trabajo en equipo requerirá constante comunicación, ya sea escrita o verbal.

Asumo que la persona que te está ayudando quiere hacer un buen trabajo el 99% del tiempo. Si esto no está sucediendo, revisa nuevamente estos cinco puntos para descubrir donde se está cometiendo el error.